Der Arbeitgeber muss seinen Beschäftigten bei bestimmten gefährdenden Tätigkeiten Vorsorgeuntersuchungen vor Aufnahme der Tätigkeit und anschließend in regelmäßigen Abständen anbieten.Was sollte in der Vorsorgekartei enthalten sein?

Die Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge enthält Informationen zur Vorsorgebescheinigung und zur Vorsorgekartei. Welche Folgerungen sich für die betriebliche Praxis daraus ergeben, ist darin zusammengefasst.

1. Form des Angebots

(1) Das Angebot muss jedem oder jeder Beschäftigten, der oder die einer Gefährdung durch die im Anhang zur ArbMedVV genannten Tätigkeiten ausgesetzt ist, persönlich in schriftlicher Form oder in Textform (zum Beispiel per E-Mail) gemacht werden.

(2) Das Angebot muss folgende Informationen beinhalten:

a. einen Hinweis darauf, dass der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist, arbeitsmedizinische Vorsorge nach dem Anhang der ArbMedVV anzubieten;
b. die Mitteilung, aufgrund welcher Gefährdung bzw. welcher Gefährdungen das Angebot für eine Vorsorge gemacht wird; sie kann ggf. durch einen Auszug aus der Gefährdungsbeurteilung ergänzt werden;
c. die Zusicherung, dass weder die Annahme noch die Ablehnung der Angebotsvorsorge zu Nachteilen für den Beschäftigten oder die Beschäftigte führt;
d. die Bestätigung, dass dem oder der Beschäftigten durch die Vorsorge keine Kosten entstehen und dass die Vorsorge in der Regel in der Arbeitszeit stattfinden soll und
e. einen Hinweis, dass der Arbeitgeber und der oder die Beschäftigte vom Arzt eine Vorsorgebescheinigung erhalten, in der lediglich die Teilnahme an der Vorsorge bescheinigt wird.

Anschließend ist dem oder der Beschäftigten die betriebsspezifische Verfahrensweise zu erläutern, wie er oder sie einen Termin mit dem für die arbeitsmedizinische Vorsorge beauftragten Arzt oder der hierfür beauftragten Ärztin erhalten kann. Es kann auch ein Hinweis auf einen Termin sein, an dem ein Untersuchungsmobil den Betrieb anfährt oder der Betriebsarzt bzw. die Betriebsärztin anwesend ist.

Musteranschreiben (Regelfall)

Hier können Sie eine PDF-Datei eines Musteranschreibens downloaden.

2. Vorsorgebescheinigung

Der Arzt muss den Beschäftigten und dem Arbeitgeber eine sog. „Vorsorgebescheinigung“ ausstellen (vgl. § 6 Abs. 3 Nr. 3 ArbMedVV). Die Ausstellung dieser Vorsorgebescheinigung hat sowohl bei der Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge zu erfolgen.

Die Vorsorgebescheinigung muss folgende Angaben enthalten:

• Tatsache, dass ein Vorsorgetermin stattgefunden hat (z. B. „teilgenommen“),
• wann der Vorsorgetermin stattgefunden hat,
• aus welchem Anlass der Vorsorgetermin stattgefunden hat und
• wann eine weitere arbeitsmedizinische Vorsorge aus ärztlicher Sicht angezeigt ist.

Das Ergebnis der arbeitsmedizinischen Vorsorgemaßnahmen ist dagegen nicht Bestandteil der Vorsorgebescheinigung. In diesem Punkt unterscheidet sich die Vorsorgebescheinigung zu den Bescheinigungen, welche nach alter Rechtslage auszustellen waren. Diese beinhalteten auch eine ärztliche Beurteilung, ob und inwieweit bei Ausübung einer bestimmten Tätigkeit gesundheitliche Bedenken bestehen (vgl. § 6 Abs. 3 Satz 2 ArbMedVV nach alter Fassung).

3. Vorsorgekartei

Auch dem Arbeitgeber obliegen entsprechende Dokumentationspflichten. Bei Maßnahmen der Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge hat er eine sog. „Vorsorgekartei“ zu führen (§ 3 Abs. 4 ArbMedVV). Die Vorsorgekartei muss folgende Angaben enthalten: 

• Tatsache, dass ein Vorsorgetermin stattgefunden hat,
• Anlass des Vorsorgetermins und
• wann der Vorsorgetermin stattgefunden hat.

Der Arbeitgeber hat die Vorsorgekartei grundsätzlich bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren und anschließend zu löschen (§ 3 Abs. 4 Satz 2 ArbMedVV). Entscheidend ist hier, dass das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde (z. B. durch Eintritt in den Ruhestand, Kündigung).

Weiterhin muss der Arbeitgeber bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses dem Beschäftigen eine Kopie der sie betreffenden Angaben aushändigen (§ 3 Abs. 4 Satz 3 ArbMedVV). Die Vorschriften über die Führung der Vorsorgekartei nach der ArbMedVV lassen die sich aus § 34 BDSG ergebenen Verpflichtungen unberührt.

Nach § 34 BDSG hat der Arbeitgeber dem Beschäftigten auf Verlangen hin Auskunft zu erteilen über:

• die zu seiner Person gespeicherten Daten, auch soweit sie sich auf die Herkunft dieser Daten beziehen,
• den Empfänger oder die Kategorien von Empfängern, an die Daten weitergegeben werden und
• den Zweck der Speicherung.

Vorlage der Vorsorgekartei

Zur Überwachung der korrekten Durchführung der arbeitsmedizinischen Vorsorge nach der ArbMedVV können die Arbeitsschutzbehörden auch die Vorlage der Vorsorgekartei vom Arbeitgeber verlangen (§ 3 Abs. 4 Satz 3 ArbMedVV).

Mehr zum Thema:

Patrick Aligbe, Arbeitsmedizinische Bescheinigungen nach Novellierung der ArbMedVV
http://www.bpuvzdigital.de/.download/112903/bpuvz_20131208.pdf