Führungskräfte übernehmen häufig so viele fachliche und organisatorische Aufgaben, dass für eigentliche Führungstätigkeiten kaum noch Zeit bleibt - etwa gute Rahmenbedingungen für die Arbeit ihres Teams zu schaffen. Wie Vorgesetzte mehr Zeit für Führung gewinnen, stellt die DGUV in einem Beitrag dar.

Führungskräfte sind meist in viele Projekte und Aufgaben eingebunden. Diese nehmen sie oft so sehr in Beschlag, dass für eigentliche Führungsaufgaben kaum noch Zeit bleibt. Hier kann es sinnvoll sein, den eigenen Führungsstil aktiv zu hinterfragen.

Ähnliche Aufgaben gebündelt erledigen

Schon ein paar wenige Verhaltensänderungen können helfen, die Arbeitszeit effektiver zu nutzen. Empfehlenswert ist es beispielsweise, Aufgaben gleicher Art zu bündeln. Telefonieren, E-Mails schreiben oder Bewerbungsunterlagen sichten erledigt man am besten im Block. So kommen Führungskräfte schneller voran, als wenn sie für ähnliche Aufgaben immer wieder neu ansetzen würden.

In ihrem digitalen Kalender sollten Führungskräfte die Terminfunktion immer auch für "Termine mit sich selbst" einsetzen. Dadurch halten sie Zeiträume von anderen Terminen frei und haben wichtige Aufgaben besser im Blick.

Die Kompetenzen der Beschäftigten nutzen

Insbesondere fachliche Aufgaben bergen ein großes Zeiteinsparpotenzial. Dr. Marlen Cosmar, Arbeitspsychologin am Institut für Arbeit und Gesundheit der DGUV (IAG) sagt: "Viele Führungskräfte kommen aus einer Fachkarriere in ihre Position. Ihre Expertise wird von anderen wahrgenommen und in Anspruch genommen. Um Zeit zu gewinnen, sollten Führungskräfte aber lieber prüfen, wie sie die Fähigkeiten der Belegschaft besser nutzen."

Denn Beschäftigte sind meist selbst Fachleute auf ihrem Gebiet, sodass sich Führungskräfte zurücknehmen können. Wenn dadurch weniger Personen in einem Projekt involviert sind, steigert dies oft sogar die Produktivität.

Vier Tipps für ein besseres Zeitmanagement

1. Bewusst planen:

Am Arbeitstag zwischendurch immer wieder zu überlegen, was denn nun als Nächstes ansteht, kostet Zeit.
Stattdessen am Morgen den Tag in Ruhe planen und sich vornehmen, was man genau wann schaffen möchte.

2. Termin mit sich selbst:
Im Kalender mithilfe der Termin-Funktion Zeit für bestimmte Aufgaben blocken. So bleiben sie im Blick und die Zeit wird von anderen Terminen frei gehalten. 

3 Bitte nicht stören:
Konzentriertes Arbeiten gelingt besser, wenn Telefon und E-Mail-Posteingang nicht dazwischenfunken. Empfehlenswert ist es, Signaltöne und andere Benachrichtigungen hin und wieder zu deaktivieren. 

4 Bündeln:
Aufgaben gleicher Art sollten gebündelt in einem Schwung erledigt werden – zum Beispiel E-Mails beantworten, Bewerbungen sichten oder Telefonate führen. Das geht schneller, als immer wieder neu anzusetzen.  


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Über "top eins"

"top eins" bietet praxisrelevante Informationen und Tipps für Führungskräfte im öffentlichen Dienst. Das Magazin erscheint viermal im Jahr und wird von bestimmten Unfallkassen kostenfrei an die bei ihnen versicherten Einrichtungen geschickt. Weitere Interviews, Hintergrundartikel und Neuigkeiten zu spannenden Themen erhalten Führungskräfte auf topeins.dguv.de.

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