Flexiblere Arbeitsformen und Arbeitszeiten sind heutzutage eine unabdingbare Voraussetzung für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen und ein Garant für den Verbleib qualifizierter Mitarbeiter. Dazu prägen neue Informations- und Kommunikationstechniken wie das Smartphone den Arbeitsalltag. Trotz zahlreicher Vorteile sind die Schattenseiten dieser Entwicklung nicht zu unterschätzen, denn Studien bestätigen, dass sie gesundheitliche Schäden zur Folge haben kann.

Durch die Verbesserung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie soll es gelingen, die Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Dabei stehen die Flexibilisierung der Arbeitszeit und der Arbeitsorganisation an oberster Stelle. Trotz zahlreicher Vorteile sind die Schattenseiten dieser Entwicklung nicht zu unterschätzen. Wer möchte, ist rund um die Uhr nahezu überall auf der Welt online und für jeden erreichbar – auch für den Chef und Kunden. Die Ausdehnung der Erreichbarkeitszeiten auf die Freizeit führt zur Vermischung von Privat- und Berufsleben. Somit ist der klassische Feierabend nicht mehr vorhanden. Dies kann, wie es Studien bestätigen, gesundheitliche Schäden wie Bluthochdruck oder psychische Beschwerden in Form von Burnout oder Depression zur Folge haben. 

Die Smartphone-Nutzung ist immer noch zu neu, um schon explizit im Arbeitsrecht erfasst zu sein. Dadurch befindet sich die Erreichbarkeit durch das Smartphone noch in einer gesetzlichen Grauzone. Laut einer DGB-Untersuchung müssen 60 Prozent der Arbeitnehmer auch in ihrer Freizeit erreichbar sein. Davon 33 Prozent sogar oft oder sehr oft. Der Berufsverband DIE FÜHRUNGSKRÄFTE veröffentlichte eine Studie, bei der fast 90 Prozent der Führungskräfte angaben, dass sie unter der Woche regelmäßig außerhalb der Dienstzeiten direkt für ihr Unternehmen erreichbar sind. Davon sogar 70 Prozent regelmäßig am Wochenende und 58 Prozent im Urlaub. Diese Entwicklungen führen dazu, dass eindeutige gesetzliche Regelungen zum Thema Erreichbarkeit gefordert werden, um die Beschäftigten vor Smartphone-Stress zu schützen. Durch eine „Anti-Stress-Verordnung“ soll die Erreichbarkeit nach Dienstschluss gesetzlich eingeschränkt werden. Die IG-Metall hat hierfür bereits einen Entwurf vorgelegt.

Der Begriff der ständigen Erreichbarkeit

Bislang existiert keine allgemeingültige wissenschaftliche Definition von permanenter Erreichbarkeit. Allerdings wird diese oft als die ständige Verfügbarkeit von Beschäftigten außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit für dienstliche Angelegenheiten definiert.

Differenzierung der Erreichbarkeit im Arbeitszeitgesetz

Im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist die die Rechtslage für die permanente Erreichbarkeit grundsätzlich festgelegt. Die Arbeitszeit wird hierbei als Synonym für Erreichbarkeit verwendet. Laut §2 Abs. 1 ArbZG gilt als Arbeitszeit die Zeit von Beginn bis zum Ende der Arbeit abzüglich der Ruhepausen. Dabei unterscheidet das Arbeitszeitgesetz den Begriff der Erreichbarkeit unter anderem in drei verschiedene Dimensionen. Hier wird zwischen der Arbeitsbereitschaft, dem Bereitschaftsdienst und der Rufbereitschaft unterschieden. Sie sind vertraglich mit dem Arbeitgeber festgelegt. Das Arbeitszeitgesetz erlaubt eine 48-Stunden-Woche (Montag bis Samstag), wobei die maximale durchschnittliche tägliche Arbeitszeit 9,6 Stunden bei einer 5-Tage-Woche beträgt. Das Arbeiten an Sonn- und Feiertagen ist nur in Ausnahmefällen zulässig. Eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit sowie eine Ruhepause von mind. 30 Min. bei einer Arbeitszeit von 6 - 9 Stunden bzw. eine Ruhepause von mind. 45 Min. bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden sind vorgegeben.

Rechtsfolgen bei Missachtung der Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes

Hält sich der Arbeitgeber nicht an die Vorschriften und sind keine weiteren Vereinbarungen bezüglich der Erreichbarkeit des Arbeitnehmers vertraglich festgelegt, so begeht er nach §22 ArbZG eine Ordnungswidrigkeit. Diese liegt vor, wenn der Arbeitgeber seine Angestellten über die Grenzen der zulässigen Arbeitszeit hinaus beschäftigt, die Mindestruhezeit nicht einhält, seine Angestellten an Sonn- und Feiertagen ohne Ersatzruhetage arbeiten lässt und gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht verstößt. Dabei kann die Ordnungswidrigkeit mit bis zu 15.000€ geahndet werden. Auch das Dulden der Bearbeitung außerhalb der Arbeitszeit oder bei Nichteinhalten der Ruhezeit stellt bereits eine Ordnungswidrigkeit durch den Arbeitgeber dar, da er dem Arbeitnehmer außerhalb der regulären Arbeitszeit keine Arbeit weitergeben darf. Der §23 im ArbZG geht noch einen Schritt weiter und legt es als Begehen einer Straftat fest, wenn vom Arbeitgeber vorsätzlich gehandelt wird und so vorsätzlich oder fahrlässig die Gesundheit oder die Arbeitskraft des Mitarbeiters gefährdet oder der Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz beharrlich wiederholt wird.

Ursachen für die Zunahme permanenter Erreichbarkeit

Die ständige Erreichbarkeit hat in den letzten Jahren enorm zugenommen. Verantwortlich für dieses Phänomen sind unterschiedliche Faktoren wie der technische Fortschritt, die Arbeitsverdichtung, Beschleunigung der Arbeitswelt, Internationalisierung sowie Flexibilisierung und Entgrenzung.

Auswirkungen der permanenten Erreichbarkeit durch das berufliche Smartphone

Das Benutzen eines beruflichen Smartphones und die damit einhergehenden permanente Erreichbarkeit sind einerseits mit positiven und andererseits mit negativen Auswirkungen auf den Arbeitsalltag und das Privatleben verbunden. Die verschiedenen Aspekte werden im Folgenden aufgezeigt.

Auswirkungen der ständigen Erreichbarkeit

Positive Auswirkungen Vorteile von Erreichbarkeit aus Beschäftigtensicht:  Flexibilitäts- und Mobiltätsgewinn:  Flexiblere Arbeitsgestaltung (örtlich, zeitlich)  Bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie Verbesserte Reaktionsfähigkeit und Entscheidungsfindung: Schnellere Hilfestellung bzw. Feedback durch Kollegen und Vorgesetzte Identitäts- und Statusgewinn: Für einige gehört es zur beruflichen Identität, permanent erreichbar zu sein Negtive Auswirkungen  Auswirkungen auf das Wohlbefinden: Struktur- und Kontrollverlust durch Intransparenz: Klare Tagesstruktur und transparente Erwartungshaltungen bzgl. Erreichbarkeitsanforderungen tragen zum Wohlbefinden bei Permanenter Unruhezustand: Das Gefühl, in der Freizeit ständig kontaktiert werden zu können, führt zu einer erhöhten psychischen Beanspruchung und schränkt das Wohlbefinden ein Auswirkungen auf die Erholung:  Verkürzte und unterbrochene Erholungzeiten  Durchgängige Ruhezeit notwendig Kurze Unterbrechungen beeinflussen Regeneration Wegfall von Erholungszeiträumen: Insbesondere Urlaub und Wochenende sollten den Beschäftigten ununterbrochen zur Erholung zur Verfügung stehen Verkürzung des Abstandes zwischen Arbeit und nächtlicher Erholung: Die Verkürzung des Abstandes zwischen Feierabend und Zubettgehen kann zu Schlafstörungen führen Fehlende Planbarkeit und Einschränkung bei der Freizeitgestaltung Erreichbarkeitsanforderungen können die freie Freizeitgestaltung einschränken Beeinträchtigung der Gesundheit: Erschöpfung  Notwendige Erholungsprozesse verzögert oder beeinträchtigt, indem Zustand des „Gestresstseins“ die eigentliche Belastungszeit überschreitet Beeinträchtigung der Leistungsvoraussetzungen Stressbedingte Gesundheitsbeschwerden  Bluthochdruck und psychische Beschwerden wie Ängstlichkeit, Schlafstörungen, Burnout oder schwerwiegende Krankheiten wie Depression.

Die empirische Studie

Im Rahmen einer Studie der Mercer Deutschland GmbH in Zusammenarbeit mit der Technischen Universität München und der Fachhochschule Rosenheim wurden in den Jahren 2012 und 2015 insgesamt über 300 deutsche Führungskräfte aus Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchen zu ihrer beruflichen Smartphonenutzung befragt. Die Auswirkungen, welche die Nutzung von Smartphones für berufliche Angelegenheiten auf das Privatleben von Führungskräften mit sich bringt, wurden anhand eines Fragebogens ermittelt.

Vorgehensweise der empirischen Untersuchung

In der empirischen Studie wurde überprüft, ob das berufliche Smartphone das Privatleben von Führungskräften beeinträchtigt und ob das Verhalten mit soziodemographischen Faktoren korreliert. Das berufliche Smartphone ist ein Mobiltelefon mit erweitertem Funktionsumfang, welches für berufliche Zwecke verwendet wird. Zu dem erweiterten Funktionsumfang gehören neben der Telefonie und SMS üblicherweise Zusatzdienste wie E-Mail, Internet, Terminkalender, Navigation sowie Aufnahme und Wiedergabe audiovisueller Inhalte.

Ergebnisse der Studie

Wie bereits vermutet, bestätigen Studienergebnisse, dass 88 Prozent der befragten Führungskräfte sich permanent oder zumindest zeitweise durch die ständige Erreichbarkeit für berufliche Angelegenheiten – besonders in der arbeitsfreien Zeit – gestresst fühlen. Um ein vorschnelles Urteil über die berufliche Smartphonenutzung zu umgehen, werden zunächst weitere aussagekräftige Aspekte der Befragung aufgezeigt.
Die erste Frage des Fragebogens zielte einleitend darauf ab, ein grobes Meinungsbild der Befragten über die berufliche Nutzung von Smartphones zu erlangen. Hierzu wurde nach den Begriffen gefragt, die die Führungskräfte jeweils mit der beruflichen Nutzung von Smartphones assoziieren. Folgende Begriffe wurden erwähnt.
 
In weiteren Fragen ging es um die Erreichbarkeit der Führungskräfte außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit sowie im Urlaub und um das Stresspotenzial des Smartphones in der arbeitsfreien Zeit. Da Führungskräfte aufgrund von vertraglichen und faktischen Regelungen überwiegend mehr als 40 Stunden erbringen müssen, sind „reguläre Arbeitszeiten“ bei Führungskräften gewöhnlich schwer zu definieren. Die Befragung hat ergeben, dass 79 Prozent der Befragten sehr häufig oder jederzeit telefonisch oder per Mail für berufliche Zwecke erreichbar sind. Vergleicht man dies mit dem Jahre 2012, ist hier ein Anstieg von 15 Prozent zu erkennen. Dies bedeutet, dass der Anteil derer, die sich nach Feierabend in einen inoffiziellen Bereitschaftsdienst begeben und damit keine klare Trennung zwischen Beruf und Privatleben mehr haben, zugenommen hat. So sind 32 Prozent der Befragten (2012 waren es noch 21 Prozent) sogar zu jeder Zeit erreichbar.
 
Auch was die Erreichbarkeit der Führungskräfte im Urlaub angeht, konnte ein Anstieg gegenüber 2012 festgestellt werden. So sind 90 Prozent (2012: 84 Prozent) der Befragten zumindest hin und wieder für geschäftliche Dinge im Urlaub erreichbar. 47 Prozent davon sind sogar häufig oder zu jeder Zeit im Urlaub zu erreichen.
 
Durch die neuen technischen Standards, die heute von den Smartphones geboten werden, gehen Arbeit und Freizeit zunehmend fließend ineinander über. 81 Prozent der befragten Führungskräfte gaben an, dass sie ein und dasselbe Smartphone sowohl für berufliche als auch für private Zwecke nutzen. Diese Zahl ist im Vergleich zum Jahre 2012 um 11 Prozent gestiegen. Die zunehmende Entgrenzung von Arbeits- und Privatleben und die von vielen Unternehmen geförderte permanente Verfügbarkeit von Führungskräften führen demnach zu einer deutlich spürbaren Mehrbelastung.

So wie die Befragung 2012 bereits ergeben hat, führt die berufliche Smartphonenutzung nach dem Empfinden etwa der Hälfte aller Befragten zu einer Verkürzung der Regenerationszeit. Bereits durch das Bearbeiten von E-Mails oder durch das Führen von beruflichen Telefonaten außerhalb der Arbeitszeit wird die gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeit unterbrochen. Dies gilt auch während der Arbeitszeit. Hier können Mittagspausen und andere Regenerationsphasen durch eine ständige Erreichbarkeit jederzeit unterbrochen oder sogar vollständig beendet werden.
Wie aus der Studie hervor geht, bedeutet für viele Führungskräfte das Smartphone tatsächlich zusätzlicher Stress: 88 Prozent der Befragten empfinden die ständige Erreichbarkeit als stresserhöhend. Die Anzahl derer, die sich zu jeder Zeit gestresst fühlen, hat sich im Vergleich zu 2012 sogar auf 10 Prozent verdoppelt.
 

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Praxisbeispiel

Der Mitarbeiter  X des Unternehmens Y wird in einen Verkehrsunfall verwickelt. In diesem Zusammenhang wird sein Handy beschlagnahmt und festgestellt, dass X regelmäßig durch das aktive Antworten auf Emails die Ruhezeit von 11 Stunden missachtet hat; er könnte somit eine Teilschuld am Unfall haben. Dazu kommt, dass sein Chef regelmäßig im cc der Emails war. Nun stellt sich sogar die Frage nach der Haftung des Vorgesetzten, wenn Mitarbeiter X in seiner Ruhezeit Emails schreibt.
Empfehlungen zum Schutz der Mitarbeiter vor permanenter Erreichbarkeit
Mit der steigenden Anforderung, ständig erreichbar zu sein und mit dem Hintergrundwissen, dass eine gesetzliche Verordnung zum Thema Erreichbarkeit in naher Zukunft nicht realisierbar und nur begrenzt hilfreich ist, ist es von hoher Wichtigkeit, dass Mitarbeiter auf individueller Ebene mit dem richtigen Umgang ständiger Erreichbarkeit vertraut gemacht werden. Im Sinne der Verhaltensprävention soll der Einzelne bei der Arbeit in seinem Handeln geschult werden, mit dem Ziel, gesundheitsgerechte Verhaltensweisen zu fördern. Das Unternehmen hat darüber hinaus die Aufgabe und die Verpflichtung, ihre Mitarbeiter durch die Schaffung geeigneter Verhältnisse vor dauerhafter Erreichbarkeit zu schützen. Somit setzt die Verhältnisprävention an den Arbeitsbedingungen an, um durch entsprechende Arbeitsgestaltung, die Arbeitsstätte, die Arbeitsmittel und die Arbeitsumwelt die Gesundheit zu fördern und Gefährdungsfaktoren zu minimieren.

Folgende Handlungsempfehlungen für die Praxis lassen sich aus den Ergebnissen der Studie ableiten:

Im ersten Schritt sollten Unternehmen sich einen Überblick über die aktuelle Situation verschaffen. Für die Analyse dieses Ist-Zustands können Methoden wie Mitarbeiterbefragung zum Thema Stress, medizinische Stress-Screenings und Datenanalyse herangezogen werden. Möchte man Erkenntnisse über einzelne Einheiten im Unternehmen gewinnen, sind Arbeitssituationsanalysen oder Gesundheitszirkel geeignete Instrumente, die eingesetzt werden können.

Hieraus folgend können entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden:

Wenn es um das Thema Stress geht, sollten von Beginn an alle in Frage kommenden betrieblichen Gruppen (Betriebsrat, Betriebsarzt, HR-Bereich, Arbeitssicherheit, Sozialdienste etc.) integriert werden. Ein gemeinsam entwickeltes Konzept stellt die Basis für den Erfolg dar.
Unsicherheiten können durch klare Regeln bezüglich der Präsenzzeit und im Umgang mit elektronischen Geräten vermieden werden. Im Hinblick auf die Arbeitsorganisation kann als konkrete betriebliche Anti-Stress-Maßnahme im Rahmen einer Kommunikations-Policy z. B. eine Regelung zur Reduzierung der E-Mail-Flut getroffen werden. Eine Möglichkeit wäre, die Funktionen wie beispielsweise „E-Mail an alle“ zu sperren. Die Ausarbeitung der Kommunikations-Policy sollte unter Einbindung der Mitarbeiter erfolgen, damit verschiedene Blickwinkel erfasst werden können.
Auch Aspekte in Bezug auf die Erreichbarkeit über das Smartphone außerhalb der regulären Arbeitszeit können durch verbindliche Regelung gesteuert werden. Hierzu müssen in den Vereinbarungen die Rechte und Pflichten des Arbeitgebers entsprechend abgebildet werden. Die Führungsperson agiert dabei als Vorbild und sollte den richtigen Umgang mit der Erreichbarkeit vorleben. Die mobile Arbeit ist im Arbeitszeitgesetz nicht genau geregelt, die Begriffe „Arbeitszeit“ sowie „Arbeitsbereitschaft“, „Bereitschaftsdienst“ und „Rufbereitschaft“ hingegen schon. Ebenso müssen gesetzliche Regelungen zu Ruhezeiten und Sonntagsarbeit seitens des Arbeitgebers beachtet werden.

Durch flexible Arbeitsmodelle und dem Umgang mit mobilem Arbeiten wird von den Beschäftigten ein hohes Maß an Selbstorganisation gefordert.
Entsprechende Seminare zu den Themen „Stress und Stressbewältigung“, „Zeit- und Selbstmanagement“ sowie „Gesundheitsbewusste Smartphonenutzung“ können Mitarbeiter schulen, um ihnen einen entsprechenden Umgang mit den Herausforderungen der mobilen Arbeit zu erleichtern. Mitarbeiter müssen lernen, Grenzen zu setzen, um sich vor einer möglichen Überlastung zu schützen.

Ein weiterer entscheidender Aspekt ist die Schulung der Führungskräfte in der gesundheitsgerechten Mitarbeiterführung. Damit eine vertrauensvolle Zusammenarbeit gewährleistet ist, sind klare Regelungen für das mobile Arbeiten von potenziellem Nutzen. So haben Führungskräfte die Aufgabe, Wege zu finden, die auch für flexible Arbeitsformen eine objektive Definition und Ermittlung der Leistung von Beschäftigten ermöglichen. Nur so bleibt den Unternehmen ihre wichtigste Ressource – gesunde und motivierte Mitarbeiter – langfristig erhalten. Eine weitere Herausforderung in diesem Zusammenhang ist das virtuelle Führen von Teams.

Zusammenfassung und Ausblick

Die neuen Technologien, das Smartphone mit eingeschlossen, sind in der heutigen Arbeitswelt kaum wegzudenken und nehmen stetig zu. Neben vielen positiven Veränderungen – wie z.B. die bessere Vereinbarung von Beruf und Familie durch flexiblere Arbeitszeiten – verbergen sich dahinter jedoch auch eine Menge negative Auswirkungen. So kann es durch die Entgrenzung von Arbeit aufgrund von unzureichender Erholung zu erheblichen Gesundheitsbeeinträchtigungen kommen. Die vorgestellte Studie hat ebenso festgestellt, dass das Privatleben der Führungskräfte negativ beeinflusst wird. Die ständige Erreichbarkeit führt dazu, dass viele Freizeitaktivitäten nicht mehr ausgeführt werden können und ein permanenter Unruhezustand entsteht, der sich negativ auf die Stimmung auswirken kann. Das Empfinden ist dabei individuell verschieden. Insgesamt bedeutet dies, dass dringend etwas gegen den zunehmenden Smartphone-Stress getan werden muss. Die wichtigste Rolle nehmen hierbei die Unternehmen ein, die dafür verantwortlich sind, für entsprechende Verhältnisse zu sorgen. Kommunikationsrichtlinien und Workshops stellen in diesem Zusammenhang sinnvolle Maßnahmen dar. Ergänzend dazu gilt jedoch für den Einzelnen, sich mit dem Thema auseinander zu setzen und eine gewisse Selbstverantwortung zu übernehmen. Entscheidend ist, dass nicht nur versucht wird, die Mitarbeiter zu schonen, sondern auch Lösungen gesucht werden, um insbesondere Führungskräfte etwas mehr zu entlasten. Es ist zu empfehlen, das Smartphone und die zu erwartende Erreichbarkeit der Beschäftigten in einer Betriebsvereinbarung oder sogar im Arbeitsvertrag schriftlich festzuhalten. Flexiblere Arbeitsformen und Arbeitszeiten sind nun einmal Voraussetzung für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Um dabei den Verbleib qualifizierter Mitarbeiter garantieren zu können, obliegt es den Unternehmen selbst, entsprechende Maßnahmen zu treffen und die Mitarbeiter so lange wie möglich gesund und motiviert an sich zu binden.

Der Autor

Prof. Dr. Volker Nürnberg ist seit 2012 hauptberuflich Professor für BWL, Schwerpunkt Gesundheitsmanagement, an der Fachhochschule für angewandtes Management und berät zahlreiche Firmen. Er ist Lehrbeauftragter an mehreren Hochschulen. Gesundheitsökonomische Fragestellungen sowie betriebliches Gesundheitsmanagement gehören zu seinen Tätigkeitsschwerpunkten.