Psychische Belastungen? Oft herrschen Vorbehalte zu dem Thema in der Belegschaft. Im Beitrag schildern die Autorinnen, wie man Beschäftigte dafür gewinnen kann, sich an einer Befragung zur psychischen Belastung am Arbeitsplatz zu beteiligen und so einen Kulturwandel anstoßen kann.

Der Gesetzgeber hat im Jahr 2013 deutlich klargestellt, dass alle Unternehmen zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung (GBpsych) gesetzlich verpflichtet sind. Seitdem erleben wir bei unseren Kunden immer wieder, dass es in der Belegschaft an Bereitschaft und Vertrauen fehlt, an einer entsprechenden Befragung teilzunehmen und/oder in der Analyse-Phase die Ergebnisse offen zu diskutieren und Ideen und Maßnahmen zu entwickeln.

Manche Beschäftige haben Vorbehalte gegen die Befragung, andere scheuen sich, in der Analyse Position zu beziehen und die Ergebnisse auf den Alltag herunter zu brechen. In solchen Fällen müssen andere Wege beschritten werden, um die für die GBpsych relevanten Informationen zu beschaffen.

Wenn es darum geht, Beschäftigte dafür zu gewinnen, sich an einer Befragung zur psychischen Belastung am Arbeitsplatz zu beteiligen, stoßen wir nicht selten auf Vorbehalte gegenüber den Fragebögen oder der Form der Befragung. Oft kann diesen Vorbehalten mit einer sorgfältigen Kommunikation und Information begegnet werden. In unserem Artikel „Ein pragmatischer Ansatz zur Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung“ in der Betrieblichen Prävention Heft 12/2016 haben wir das grundsätzliche Vorgehen bei der Einführung des Instruments beschrieben. 

Hat der Auftraggeber vor der Befragung Bedenken, ob die Beschäftigten teilnehmen, werden wir zunächst versuchen, Ursachenforschung zu betreiben: Woher kommen die Bedenken? Welche Vorgeschichte gibt es? Welche Erfahrungen, konkreten Informationen aber auch Hypothesen liegen ihnen zugrunde? Wie sehen andere Beteiligte, etwa HR, der Betriebsrat oder die Führungskräfte die Situation? Die Suche nach den Hintergründen ist ein lohnenswerter Prozess, der Konfliktherde und Problemfelder aufdecken kann und dazu führt, dass die mit ihnen verbundenen zukünftigen Risiken vermieden werden und neues Vertrauen und eine bessere Zusammenarbeit entsteht.

Was hindert nun Beschäftigte daran, sich an einer Befragung und Ergebnisanalyse zu beteiligen? Die Ursachen können - wie die Praxis zeigt - ganz unterschiedlicher Natur sein.

Bloß keine „Psycho-Themen“!

Der Begriff „psychische Belastung“ kann bei den Beschäftigten für Unbehagen, manchmal sogar Misstrauen sorgen. Sie befürchten, dass sie etwas preisgeben sollen, das ihnen zu privat erscheint. Hier hilft in erster Linie die offene Kommunikation. Die Möglichkeit, die Fragebögen einzusehen und über die Fragen zu sprechen, die Offenlegung des Bearbeitungsprozesses und des Datenschutzes können dazu führen, dass sich die Befürchtung, „die Hosen runterlassen zu müssen“ verflüchtigt und deutlich wird, dass es bei der GBpsych um die Erhebung ganz konkreter Daten geht und nicht um Befindlichkeiten oder gar um die mentale Gesundheit Einzelner. Auch der Einsatz von Pilotgruppen, wie wir ihn in unserem oben genannten Artikel beschreiben, trägt in der Regel viel dazu bei, Befürchtungen und Misstrauen abzubauen.

Berührungsängste mit dem Instrument Fragebogen

In anderen Fällen liegt die Hürde darin, dass die Beschäftigten sich überfordert fühlen, die Fragen zu beantworten oder ein ruhiger Ort fehlt, an dem man den Fragebogen bearbeiten kann. 

In der Regel sind die Fragen so gestellt, dass sie leicht verständlich und beantwortbar sind. Manchmal allerdings führen mangelnde Sprachkenntnisse zu Hürden, die man im Vorhinein nicht erwartet hat. Auch wenn etwa ausländische Beschäftigte sich im Alltag mit den Kollegen auf Deutsch gut verständigen können, kann es vorkommen, dass sie Probleme mit dem Schriftdeutsch haben und dadurch Unsicherheit entsteht, die Fragen nicht „richtig“ beantworten zu können. Wir setzen deshalb unsere Befragungsinstrumente in den unterschiedlichsten Sprachen ein: von Albanisch bis Ukrainisch. 

Bewährt hat sich bei Berührungsängsten mit dem Instrument die Befragung aller Beschäftigten direkt vor Ort. Dafür wird vom Betrieb ein Raum zur Verfügung gestellt, in dem „Wahlkabinen“ mit Desktops oder Tablets eingerichtet sind. Hier werden alle Beschäftigten – sowohl Angestellte als auch gewerbliche Beschäftigte – gemeinsam unter identischen Bedingungen befragt. Die Anonymität der Befragten wird noch einmal zementiert, indem Befragungszugangscodes für die online-Befragung nicht per Email versendet werden, sondern etwa gedruckt auf Losen „aus dem Hut“ gezogen werden. 

Mit wenig Mühe ist es auch möglich, dieses „Wahllokal“ so vorzubereiten, dass es ein schönes Erlebnis und etwas Besonderes ist, dorthin zu gehen. Das kann z.B. durch die Bereitstellung von Getränken oder kleinen Snacks passieren und drückt Wertschätzung für die Meinung und die Beteiligung an der Befragung für die Beschäftigten aus. Die Rückmeldung der Unternehmen zu diesem Procedere ist positiv. Eine derartige Befragung wird als einendes Ereignis über alle Beschäftigten hinweg wahrgenommen. 

Eine weitere Möglichkeit bietet die Befragung durch Tablets, die direkt durch die Produktion „wandern“. Unserer Erfahrung nach ist die Hemmschwelle teilzunehmen dann sehr niedrig, da die Bedienung eines Tablets der eines Smartphones gleicht  – und das benutzen inzwischen fast alle im privaten Bereich. 

Kein Vertrauen in Sinn und Wirksamkeit der Befragung

Frühere Befragungen, die keine Konsequenzen gezeigt haben, wie etwa Mitarbeiterbefragungen oder Vorgesetzten-Feedbacks, können die Offenheit der Beschäftigten massiv einschränken. Wenn sie die Erfahrung gemacht haben, dass ihre Rückmeldungen und eventuell erarbeitete Maßnahmen „in der Schublade verschwinden“ und nicht wieder darauf Bezug genommen wird, entsteht Frustration und das Gefühl, nicht ernst genommen zu werden. Darüber hinaus können wir auch eine allgemeine Befragungsmüdigkeit beobachten, wenn in einem Unternehmen mehrere Befragungen mit ähnlichen Inhalten zeitlich dicht hintereinander durchgeführt werden.

Hier wäre eine Online-Befragung oder eine mit Fragebögen sicher kontraproduktiv. Deshalb empfehlen wir in solchen Fällen, einen repräsentativen Querschnitt der Beschäftigten in kleinen Gruppen einzuladen und mit ihnen moderierte Workshops durchzuführen. Das mindert das Gefühl, „schon wieder“ irgendwo Kreuze machen zu müssen, die keinerlei Konsequenzen haben, und fördert die Dialog-Kultur im Unternehmen. Durch die Moderation läuft die Diskussion zielorientiert und strukturiert ab, was die Beteiligten regelmäßig als konstruktiv und angenehm erleben.

Konkretisierung und Partizipation nach der Befragung

Wie oben geschildert können die Hürden, die schon bei der Befragung genommen werden müssen, recht hoch sein. Je nach konkreter Situation gestalten wir die Befragung entsprechend vorsichtig und sorgfältig. Eine Schlüsselrolle spielen dabei die Führungskräfte, die immer wieder im Dialog mit den Beschäftigen zeigen müssen, dass sie Bedenken ernst nehmen und Fragen offen beantworten.

Auch nach der Befragung, bei der Präsentation und Auswertung der Ergebnisse sind es die Führungskräfte, die am besten den Zugang zu den Kolleginnen und Kollegen herstellen und für offene Diskussionen sorgen können. Nach unserer Auffassung sind die Befragten die Expertinnen und Experten für ihre Arbeitssituation, also sind sie auch diejenigen, die Probleme konkret schildern und Ideen für deren Lösung entwickeln können.

Wir bereiten die Führungskräfte gezielt auf diesen Dialog vor, der im Fachgespräch zu zweit, aber auch in Team-Meetings mit mehreren Beteiligten durchgeführt werden kann. 

Nach Auswertung der Befragung beginnen die Führungskräfte mit den Dialogen nach einem vorher gemeinsam entwickelten Verfahren. Auf eine externe Moderation kann so in vielen Fällen verzichtet werden.

Arbeitsschutz als Aufgabe für alle – eine Chance zum Kulturwandel

Im Rahmen des Gesamtkonzepts der GBpsych in einem Industrieunternehmen haben wir mit dieser Herangehensweise Vorbehalte und Bedenken reduzieren und darüber hinaus einen Prozess anstoßen können, der auch auf der Ebene des Miteinanders neue Aspekte für die Zusammenarbeit gebracht hat.

Neben der Befragung haben wir einen Leitfaden zur Durchführung von Feinanalyse-Workshops und -Interviews entwickelt. Alle Führungskräfte haben Trainings durchlaufen, die sie für ihre Rolle im Prozess der Gefährdungsbeurteilung und im Arbeitsschutz allgemein sensibilisiert und auf die Moderation der Feinanalyse Workshops vorbereitet haben. Ziel war es, die Kompetenz der Führungskräfte zu stärken, in den Workshops die richtigen Fragen zu stellen, Themen zu vertiefen, wo es notwendig ist und immer wieder zu signalisieren, dass auch und gerade kritische Beiträge willkommen sind, wenn sie gepaart werden mit konstruktiven Ideen zur Verbesserung. Nur in problematischen Fällen  - etwa bei gravierenden Konflikten oder anderen Störungen in der Zusammenarbeit - sind unsere Moderatoren tätig geworden und haben die Workshops unterstützt.
 
Auf diese Weise haben wir mehr erreicht, als nur konkrete, belastende Situationen zu definieren und Lösungsansätze zu entwickeln: Die Rolle des Arbeits- und Gesundheitsschutzes konnte im gesamten Unternehmen gestärkt werden. Aus Betroffenen wurden Beteiligte und es gab eine Bewegung weg vom „Arbeitsschutz by Management“ und hin zu Partizipation und Eigenverantwortung. 

Es gelang also nicht nur, die Vorbehalte der Beschäftigten der Befragung gegenüber zu zerstreuen, sondern die Bereitschaft, sich aktiv mit Themen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes auseinanderzusetzen, wurde positiv beeinflusst. Darüber hinaus wurde ein Grundstein gelegt für die Weiterentwicklung der Unternehmenskultur hin zu mehr Offenheit und Vertrauen.

Die Autorinnen

Dorothee Giffey ist Geschäftsführerin bei BGM konkret eK in Hamburg, hat einen Abschluss als Betriebliche Gesundheitsmanagerin der Universität Hamburg, ist Fachkraft für Arbeitssicherheit, Systemische Transaktionsanalytikerin und Betriebspsychologin (FH).  M.A. Dorit Hülse ist Organisationsberaterin, Personalentwicklerin und Gruppendynamikerin. Sie ist als Beraterin bei BGM konkret in Hamburg tätig.

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